Por Juliana Meneses sob supervisão de Manu Souza | Ilustrações: Guilherme Figueiredo
Com o isolamento social, neste período de quarentena que o país vem enfrentando devido a pandemia do novo coronavírus, o modo mais fácil e eficiente de resolver questões do ambiente corporativo são as reuniões por aplicativos de videoconferência, em plataformas como o Zoom, Jitsi Meet e Google Hangouts Meet.
Contudo, pelo fato de estarem em casa, nem sempre os participantes comparecem da forma mais apresentável neste ambiente virtual, trabalhar em modo home office é um desafio para conseguir separar o trabalho do conforto do lar. Todos os dias, inclusive nas redes sociais, são vinculadas notícias ou memes sobre gafes cometidas por vídeo, em situações desajeitadas, engraçadas e constrangedoras por pessoas que não conseguem se adequar.
Para a psicóloga Cibelle Morais é importante que os funcionários entendam que aquele momento é corporativo. “A videoconferência se tornou uma ferramenta essencial para o contato entre os colaboradores e, desta forma, surgem novas regras de etiqueta a serem praticadas com intuito de tornar as reuniões mais agradáveis e respeitosas. Assim como no ambiente corporativo, existem comportamentos considerados adequados. Em uma videoconferência não será diferente. É necessário identificar maneiras de tornar esse momento o mais aproximado de uma sala de reuniões”.
De fato, todos foram pegos de surpresa com essa nova forma de se trabalhar e por ser algo que ninguém estava preparado, a transição entre o que é real – e acontece em casa durante uma reunião, com a família no mesmo ambiente, muitas vezes com crianças pequenas -, e o modelo ideal, ainda deve sofrer uma adaptação. Cibelle observa que trabalhar de casa pode ser um desafio por ter que equilibrar todas as demandas internas e de trabalho, além de ressaltar que as empresas podem auxiliar os funcionários na adaptação ao chamado “novo normal”, já que não se sabe quanto tempo esse período pode durar. “Em tempos de coronavírus, grande parte dos lares abrem espaço para se tornar também nossos escritórios. Ocorre também um movimento de enfraquecimento das fronteiras da vida pessoal e profissional. A princípio, pode parecer acolhedor, poder trabalhar no conforto do lar, para algumas pessoas. Porém, a rotina do home office, para muitos, pode ser extremamente complicada, devido à falta de espaço para se organizar, sons externos ou pelas dificuldades de quem possui filhos em idade que exigem atenção, dentre outros elementos da rotina de uma casa. É sensato que as empresas flexibilizem as rotinas de trabalho e passem a contribuir ativamente através de informes, com objetivo principal de aproximar o funcionário do cenário empresarial que ele está inserido atualmente”.
É importante que se pense que uma reunião por videoconferência é equivalente a uma reunião ao vivo, então o participante deve pensar e agir como se estivesse de fato na empresa. Apesar do ambiente ser virtual, o que pode causar uma certa confusão pela comodidade de se estar na sala ou no quarto de casa, é necessário ressaltar que aquele momento é um momento profissional e tratará sobre assuntos de trabalho.
A psicóloga lembra que com um pouco de treino todos podem se adaptar ao novo modelo de trabalhar. “É muito comum que exista um estranhamento desse “novo normal”, já que a maioria de nós não estava realmente preparada para esta transição do home office; mas com um pouco de preparação pode ajudar muito a tornar as videoconferências mais toleráveis para os membros que irão participar. O novo normal, exige apenas um pouco de atenção em algumas adequações necessárias para que você possa realizar suas videoconferências de maneira proveitosa e sem perder o ritmo corporativo”.
Dicas para Videoconferências
Verifique os equipamentos
Alguns minutos antes da reunião verifique sua conexão de internet, seu computador ou celular para se certificar que tudo funcionará bem durante a reunião.
Avise sobre a reunião
É fundamental que se escolha um local da casa onde você possa ter um pouco de privacidade para estar em reunião. Como estamos em casa, para quem não mora sozinho, dividir o espaço com outras pessoas pode estar sendo um desafio. Muitas vezes o espaço físico do ambiente é limitado, por isso é bom avisar para quem mora com você que irá entrar em uma reunião de trabalho ou até mesmo em uma aula, fale também sobre o tempo médio que deve durar esse encontro para evitar que você seja interrompido ou para que façam um pouco menos de barulho neste período.
Trajes e ambiente adequados
Apesar de estarmos em casa é importante lembrar que a câmera estará ligada e seus colegas de trabalho poderão ver não só você, mas o que está ao seu redor. Esteja atendo na escolha de como posicionar sua câmera e o que ela irá enquadrar, não deixando a vista coisas que sejam estritamente privadas suas e de sua família. Uma dica pode ser posicionar a câmera para uma parede neutra, uma estante, ou algo que não seja particular. Vale lembrar que o intuito é não causar distrações desnecessárias na reunião.
É importante também estar vestido de forma adequada como se você estivesse no escritório, nem mais arrumado que o necessário, nem casual demais, lembre-se, ali é um ambiente corporativo, afinal você não apareceria para trabalhar de pijama.
Cuidado com a câmera e com o microfone
Fique atento quando ligar a câmera e o microfone durante uma reunião. Verifique se você já está totalmente pronto para aparecer em público, verifique a iluminação do local, ambientes muito escuros podem atrapalhar na forma que os outros participantes te vejam, assim como o som, é fundamental que o ambiente seja silencioso para que ruídos não atrapalhem quando você tiver que falar.
É de bom tom deixar sua câmera ligada, não é obrigatório, mas auxilia a quem marcou a reunião a ter entendimento da compreensão do que está sendo dito. Mas caso quem convidou peça a câmera ligada, esteja adequado e faça conforme solicitado.
Sobre o microfone, o mais adequado é que ele fique silenciado, abra apenas no momento de falar ou caso seja um debate. Se entrar atrasado, deixe o som no mudo e responda quando falarem com você, para não interromper o raciocínio de quem já está falando. O som do ambiente muitas vezes pode “vazar” e interromper quem está com a palavra naquele momento, gerando situações constrangedoras, como criança chorando, cachorro latindo, familiares em conversas paralelas.
Esteja de fato presente
Uma chamada de vídeo é um diálogo real com os interlocutores que marcaram aquela reunião. Preste atenção em tudo que é dito como se você estivesse ao lado daquelas pessoas, não mexa no celular durante as reuniões online, muito menos utilize outras janelas do computador para ver outros assuntos naquele momento, isso tira a atenção e não é nem um pouco profissional.
Sente-se em postura ereta, olhando para a câmera. Não apareça deitado na cama ou fazendo movimentos que distraiam os outros participantes. Caso ache necessário tenha papel e caneta à mão para fazer anotações necessárias.
Caso por algum motivo seja necessário resolver alguma coisa online no mesmo momento em que você está na reunião, peça licença para se ausentar por um instante, feche o microfone e agradeça a compreensão no retorno.
Vá preparado
Como você não está todos os dias no escritório, o momento das reuniões são justamente para aperfeiçoar os detalhes e sanar as dúvidas que possam surgir no decorrer da semana. Faça previamente uma listinha dos temas que você deseja resolver na reunião para estar realmente preparado e debater todos os assuntos naquele momento, isso inclui apresentações que devam ser exibidas ao grupo, ou outras ferramentas que precisem ser compartilhadas, já leve tudo pronto para na hora certa só exibir.
Cuidado ao compartilhar telas
Ao compartilhar a tela, verifique se apenas as apresentações necessárias e corporativas estão abertas em seu computador. Verifique que nada privado esteja aberto simultaneamente para evitar constrangimentos.
Tenho que sair, o que fazer?
Caso seja necessário que você saia da reunião antes dela terminar, avise por chat para não interromper o raciocínio de quem está com a palavra naquele momento. Outra solução também pode ser avisar a outro participante e pedir para quando for oportuno ele mencionar sua saída.
Para quem já tem outro compromisso marcado previamente, pode avisar aos membros no início da reunião que em determinada hora você terá que deixar o grupo.
Não interrompa desnecessariamente
Interrupções desnecessárias deixam as reuniões confusas, não adiantará nada todos estarem falando ao mesmo tempo.
Deixe a pessoa que está conduzindo a reunião com a palavra e com a mediação, caso tenha uma dúvida escreva no chat ou levante a mão, o vídeo está ligado, a pessoa em breve lhe dará a palavra.
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